WinG.E.D. sous Windows
Une gestion électronique de Documents simple et performante

Pourquoi introduire WinG.E.D. au centre de votre gestion de documents ? Ne vous êtes-vous jamais posé une ou plusieurs des questions suivantes : sur quel poste se trouve le fichier sur lequel vous souhaitez travailler ? quelles ont été les modifications apportées à ce fichier ? sur quel disque enregistrer les fichiers, par exemple pour permettre une sauvegarde plus facile ? quels sont les travaux déjà réalisés ou en cours pour un dossier ou un client particulier ? quels sont les versions antérieures déjà transmises au client ? quels collaborateurs ont travaillés sur tel ou tel fichier ? Si oui, alors vous avez répondu à cette question. WinG.E.D. peut alors vous apporter efficacité, simplicité et rapidité dans la gestion et la recherche de documents techniques ou de gestion. WinG.E.D. : 380,00 Euros H.T. (livré sur CD-ROM avec guide de l'utilisateur).

WinG.E.D. stocke sur le ou les disques choisis du réseau, appelés serveurs, tous les documents que vous désirez, en attribuant à chacun d'eux des informations qui permettront leur recherche, mais aussi d'obtenir l'historique des clients et/ou des dossiers. Il s'agit plus précisément, entre autres, du numéro de dossier ou de la référence client, en liaison avec les bases de données de WinDossier et/ou de WinFacturation. A chaque fichier introduit est associé : => un fichier de sauvegarde sur le serveur affecté à ce type de document => un historique des évènements effectués sur ce fichier => une fiche document comportant l'ensemble des méta-information saisies => éventuellement une liste de fichiers de références (fichiers CAO/DAO) De plus, chaque collaborateur disposera de son historique propre afin, par exemple, de pouvoir charger très facilement les derniers documents sur lesquels il a travaillé.

Le fichier est alors introduit dans la base de données directement ou après traitement. C'est le cas des modèles Microsoft Word qui pourront être adaptés, par un système de variables, selon les informations réelles attachées au document. Le fichier correspondant (AutoCAD, Micro Station, Carnet de terrain, message électronique, Microsoft Word ou Excel, …) est alors enregistré sur le serveur qui lui est affecté. Cet enregistrement peut être réalisé avec compression et/ou avec cryptage. Le fichier d'origine disparaît alors de son emplacement d'origine. La configuration du produit permet de décrire les modèles Word, les prototypes AutoCad, ..., que vous souhaitez utiliser ou faire utiliser par vos collaborateurs. WinG.E.D. est, dans sa version de base, un progiciel réseau. Dans ce cadre, les blocages nécessaires sont gérés par l'application.

Les différentes informations associées à un document sont détaillées ci-contre. Elles permettent de le caractériser vis-à-vis des outils de sauvegarde et de recherche, mais aussi d'enregistrer ses paramètres d'historique et ainsi de donner un suivi, par exemple au niveau de la réception d'une éventuelle réponse du destinataire. Cette réponse peut être scannée par WinG.E.D. et directement introduite dans la base. Les dates d'historiques sont toujours associées à l'identification d'un collaborateur. Les renseignements liées aux documents sont ceux qui autorisent les liens avec les autres bases de données : Dossiers, Factures/Devis et Clients. Ainsi, vous évitez un maximum de ressaisie. Il découle de la localisation géographique des travaux enregistrés sur la fiche document une possibilité de recherche intéressante.

Il peut être important de définir un historique statique sur les documents et ainsi d'avoir accès aux différentes versions des fichiers. Cette opération permet de conserver dans la base les fichiers informatiques des documents (plans, rapports, règlements, ...) dans l'état où ils ont été envoyés à votre client : c'est un historique d'envoi, un historique externe. Vous pouvez alors connaître à tout moment ce qui a été envoyé à vos clients, à quelle date, par quel collaborateur, et le visualiser. Dans ce cas, le numéro de version des documents est géré automatiquement par WinG.E.D.

Retrouver un document et le charger à l'écran au sein du logiciel associé est une opération facilité par la présence de plusieurs outils. => l'historique collaborateurs chronologique permet de lister les documents ouverts la veille par exemple => la recherche intuitive sur les méta-informations : dossier, client, adresse des travaux => accès à l'historique du dossier ou du client Pour chaque tableau résultat de cette recherche, un simple double-clic vous permet de lancer le fichier dans son logiciel de base et de bloquer son utilisation sur votre réseau. L'historique du document est automatiquement mis à jour. Le fonctionnement est donc complètement transparent pour l'utilisateur qui n'a pas besoin de connaître le lieu de sauvegarde du fichier associé au document chargé sur son poste.

Autres fonctionnalités du logiciel WinG.E.D. sous Windows :

Accès au produit par identification personnelle : identifiant / mot de passe, permettant un historique d'activité automatique, Vous pouvez distinguer plusieurs types de documents ayant des caractéristiques particulières notamment au niveau du lieu de sauvegarde des fichiers associés aux documents, Insertion de documents dans la base par Drag&Drop depuis le bureau ou l'explorateur Windows Création de document par l'intermédiaire de modèle Word, de prototype AutoCad, ... Gestion des fichiers de référence CAO possible Gestion du blocage réseau des fichiers utilisés, et d'une messagerie interne afin de permettre éventuellement la libération du document désiré, Gestion des demandes de réponse dans un délais fixé